Kurz erklärt

Lohnabrechnung sicher versenden

Eine Lohnabrechnung gehört einer Person – und liegt nach dem Versand meist in vier Postfächern.

Schick die Abrechnung nicht als Anhang, sondern als Link, der nach dem Abholen verfällt. Ein passwortgeschütztes PDF nützt wenig, wenn das Passwort in derselben Mail steht, und ein Portal lohnt sich erst ab vielen Mitarbeitenden. Was du brauchst: die Datei verschlüsselt, das Passwort auf einem anderen Weg, und ein Ablaufdatum.

Warum die E-Mail hier der falsche Weg ist

Eine Mail wird kopiert, nicht verschoben. Die Lohnabrechnung liegt danach in deinem Postfach, im Postfach des Mitarbeiters, in beiden Sicherungen und oft im Archiv des Mailanbieters. Wer Jahre später Zugriff auf eines dieser Postfächer bekommt, sieht Lohn, AHV-Nummer und Abzüge.

Dazu die Alltagsfehler: die Zeile rutscht in der Serienmail, und Meier bekommt Müllers Abrechnung. Das Postfach wird an die Stellvertretung freigegeben. Der Mitarbeiter leitet die Mail an sein privates Konto weiter, und dort liegt sie dann für immer.

Was die drei üblichen Wege taugen

Passwortgeschütztes PDF. Besser als nichts, aber nur, wenn das Passwort auf einem anderen Weg kommt. Steht es in derselben Mail oder ist es das Geburtsdatum, ist es Dekoration. Alte PDF-Verschlüsselung lässt sich zudem mit gängigen Werkzeugen aufbrechen.

Mitarbeiterportal. Sauber gelöst und richtig für grössere Betriebe. Für ein Team von fünf Leuten ist es viel Aufwand, und jede Person braucht ein Konto und ein weiteres Passwort.

Link mit Ablaufdatum. Der Mittelweg: die Datei wird verschlüsselt abgelegt, der Empfänger öffnet einen Link, und danach ist sie weg. Kein Konto auf der Gegenseite, keine Datei, die irgendwo liegen bleibt.

Was das Gesetz dazu sagt

Lohndaten sind Personendaten. Als Arbeitgeberin bist du nach dem revidierten Datenschutzgesetz verpflichtet, sie angemessen zu schützen – und «angemessen» heisst bei Lohndaten mehr als ein unverschlüsselter Anhang. Wer Löhne über einen Treuhänder abrechnen lässt, gibt die Daten zudem weiter und braucht dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Und mit tunnl.

Bei tunnl. schreibst du die Abrechnung hinein oder hängst das PDF an, setzt eine Abholfrist und verschickst den Link. Verschlüsselt wird in deinem Browser – der Inhalt erreicht unseren Server nie lesbar. Das Passwort kannst du separat vergeben und per Telefon durchgeben.

Für den Monatslauf gibt es den Serienversand: eine Liste mit Datei, Empfänger und Passwort, ein Durchgang, vierzig Abrechnungen. Die Liste wird nur in deinem Browser gelesen.

Was tunnl. hier nicht kann: tunnl. ersetzt kein Lohnbuchhaltungssystem und erzeugt keine Abrechnungen. Es ist der Weg dazwischen – vom fertigen PDF zur richtigen Person.

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